Mis à jour le 12/10/2026 · Lecture : 6 minutes
Toute entreprise qui emploie des salariés doit être en mesure de dire combien d'heures chacun a travaillées. Ce n'est pas une bonne pratique : c'est une obligation, et c'est l'employeur qui doit en apporter la preuve en cas de litige. Voici ce qu'elle recouvre exactement, et ce qu'elle n'impose pas.
Cette page présente l'état du droit de façon générale. Elle ne remplace pas l'avis de votre conseil ni votre convention collective, qui peut être plus exigeante que le Code du travail.
Qui est concerné
L'obligation de décompte pèse sur l'employeur dès lors que les salariés ne travaillent pas tous selon le même horaire collectif. C'est le cas de la quasi-totalité des TPE et PME : un atelier avec des équipes décalées, des poseurs qui partent de chantiers différents, un temps partiel, une personne qui finit plus tôt le mercredi — il suffit d'un écart pour sortir de l'horaire collectif affiché.
Quand l'horaire est réellement collectif et identique pour tous, l'affichage de cet horaire suffit. C'est rare au-delà de trois ou quatre personnes.
Ce qu'il faut tenir
Le décompte se fait à deux niveaux :
- Quotidiennement, le relevé des heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le nombre d'heures accomplies dans la journée.
- Chaque semaine, le récapitulatif du total hebdomadaire, qui doit être signé par l'employeur et tenu à disposition du salarié.
La forme est libre. Un cahier tenu à la main est acceptable ; un fichier de calcul l'est aussi. Ce qui compte est que le document soit fiable, objectif et accessible — trois qualités exigées par la Cour de justice de l'Union européenne depuis son arrêt de mai 2019, qui a conduit les juridictions françaises à durcir leur regard sur les décomptes reconstitués après coup.
À quoi sert ce décompte
Au-delà de l'obligation, c'est le décompte qui permet d'établir trois choses : les heures supplémentaires à majorer, le respect des durées maximales — quotidienne, hebdomadaire, et la moyenne sur douze semaines — et les repos obligatoires entre deux journées. Une entreprise qui ne compte pas ne sait pas non plus si elle dépasse, et les dépassements se découvrent alors au contrôle plutôt qu'à temps.
Combien de temps les conserver
Les documents permettant de compter le temps de travail doivent rester à la disposition de l'inspection du travail pendant un an.
Mais c'est une autre durée qui compte en pratique : un salarié peut réclamer un rappel de salaire sur les trois dernières années. Un employeur qui ne conserve qu'un an se retrouve, la deuxième année, sans moyen de contester un décompte que le salarié, lui, aura reconstitué. Trois ans est donc la durée à retenir.
Qui doit prouver quoi
C'est le point le plus mal connu, et le plus coûteux. En cas de litige sur les heures accomplies, la charge de la preuve n'est pas sur le salarié seul. Il présente des éléments suffisamment précis pour permettre à l'employeur d'y répondre ; l'employeur doit alors produire ses propres éléments. Le juge tranche au vu des deux.
Concrètement : un salarié qui arrive avec un agenda annoté et des courriels horodatés place l'employeur en situation de devoir produire un décompte. S'il n'en a pas, ou s'il n'a que des feuilles remplies de mémoire en fin de mois, le doute ne lui profite pas.
Ce que la loi n'impose pas
- Ni badgeuse, ni logiciel. Aucun texte n'impose un moyen technique. Le papier reste licite.
- Ni biométrie. L'empreinte digitale et la reconnaissance faciale sont très encadrées et rarement justifiables pour du simple pointage.
- Ni géolocalisation permanente. Suivre un salarié en continu pour compter ses heures est disproportionné. Relever une position au moment du pointage, après information des salariés, est admis.
Et pour les cadres au forfait ?
Une convention de forfait en jours ne supprime pas tout décompte : il faut tenir le nombre de journées travaillées et s'assurer du respect des repos quotidien et hebdomadaire. Les forfaits jours mal suivis sont une source fréquente de requalification.
En pratique, dans une TPE
Trois méthodes cohabitent, du moins au plus solide :
- Le cahier ou le tableur. Licite, gratuit, et parfaitement contestable — les heures y sont souvent écrites après coup, par une seule personne, sans que le salarié ne les ait jamais reconnues.
- La feuille signée chaque semaine. Bien plus solide, parce que le salarié reconnaît ses heures. Coûteuse en temps de collecte.
- Le relevé automatique avec validation du salarié. Les heures sont enregistrées au moment où elles se produisent, et le salarié les valide. C'est la seule méthode qui soit à la fois fiable, objective et reconnue par l'intéressé.
C'est ce que fait Tapointé. Les pointages sont enregistrés à l'instant où ils ont lieu et ne sont jamais modifiés : une correction s'ajoute au relevé sans effacer l'original, avec son motif et son auteur. Chaque salarié valide sa semaine depuis la borne, son téléphone ou son navigateur.
Essayer un mois, gratuitementQuestions fréquentes
Un cahier de pointage papier est-il légal ?
Oui. Aucun texte n'impose de moyen technique : le Code du travail exige un décompte fiable, pas un logiciel. Un cahier reste toutefois difficile à défendre s'il est rempli de mémoire en fin de mois et jamais reconnu par le salarié.
Combien de temps faut-il conserver les relevés d'heures ?
Un an pour l'inspection du travail. Trois ans en pratique, car c'est la durée pendant laquelle un salarié peut réclamer un rappel de salaire, et c'est à l'employeur de produire ses éléments.
L'employeur peut-il géolocaliser ses salariés pour compter leurs heures ?
Pas en continu : ce serait disproportionné. Relever la position au moment du pointage est admis, à condition d'informer les salariés et de ne conserver que ce qui est nécessaire. Les représentants du personnel doivent être consultés.
Que risque un employeur sans décompte des heures ?
Une amende en cas de contrôle de l'inspection du travail, et surtout une position très défavorable devant le conseil de prud'hommes : sans éléments à opposer, le décompte présenté par le salarié est souvent retenu.
Les cadres au forfait jours sont-ils concernés ?
Oui, différemment : il faut décompter les journées travaillées et vérifier le respect des repos quotidien et hebdomadaire. Un forfait jours sans suivi effectif s'expose à une requalification en heures.